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如何通過ISO認證企業,為質量管理體系評審會議增值你能做些什么?

如何通過ISO認證企業,為質量管理體系評審會議增值你能做些什么?

發布日期:2018-05-11 作者:中潤興認證青島分公司 點擊:

ISO 9001:2015標準要求最高管理者評審組織的組織管理體系(QMS)。這給了質量經理一個重要的機會,能夠對組織的質量健康狀況向高層管理者提交類似國情咨文式的報告。

我見過形式各樣卻大同小異的會議:從一整天的非現場會議,期間每個分部負責人發言;直至一個小時長的正式發表,用圖形、表格及帶有文字的幻燈片等進行回顧。

管理評審的參與者,不是經常報怨這些會議在浪費時間,因為這些信息早已知曉,就是告訴自己,這些都是他們為取得國際標準化組織(ISO)認證所必須做的事情,硬著頭皮聽下去。



增加價值

如何才能重新構造這些會議讓它們能夠增加價值?


關鍵在于理解管理評審要求的內涵。ISO 9001:2015標準9.3.1條款規定:“最高管理者應以策劃的間隔對組織的質量管理體系進行評審,以確保其持續適宜性、充分性、有效性和與組織戰略方向的一致性。”其目的是為確保:


  • 持續適宜性。組織或質量管理體系(QMS)中發生了什么,這將會使QMS不相適宜或不夠適宜?

  • 充分性。在人員、過程、基礎設施和運行環境中的充分性。

  • 有效性。實現策劃的活動并達到預期目的的程度。

  • 與組織戰略方向的一致性。任何戰略方向的改變都要求與質量管理體系(QMS)保持一致。

    讓我們詳細思考這些要求。


持續適宜性

隨著時間的發展,由于組織方針和戰略或外部因素的變化,組織也會發生許多改變。


讓我們以最近爆出的勒索軟件為例。計算機黑客入侵變得更加復雜,而組織必須確定如何預防或降低入侵所造成的影響。這是與IT業有關的風險減緩措施,因此要對質量管理體系做些什么呢?一次勒索軟件攻擊能阻止組織即時為客戶服務,還可以損害私人信息。這種攻擊還能通過將文件化信息公之于眾使組織的知識產權處于危險之中。


由于勒索軟件的攻擊涉及面廣且擴展迅速,因此組織評審任何潛在的IT安全隱患非常重要。可能有必要對IT方針和程序進行改變以預判并預防這類風險。一旦發生無法預料的復雜黑客攻擊,組織是否有預案以保證經營的連續性?


充分性

如果組織的制造或服務交付擴展到新的領域,或組織投入新的技術產品,質量管理體系處理這種擴展經營是否充分?


在新的領域提供產品和服務需要有推廣計劃,包括獲得必要的地區性認證、雇用新位置的人員(以應對語言和文化障礙)以及布置基礎設施( 如硬件、軟件、建筑設施和運輸等) 。新領域可能還需要有演示裝置,必須重建或模擬其運行環境以向潛在顧客顯示產品的功能。


新技術產品可能需要有大量的培訓材料,這不應交由銷售人員現場解決。一個深思熟慮的推廣計劃應對所有活動做到全覆蓋,因而銷售團隊可以給顧客一個令人愉快的體驗。


有效性

每個組織都有其自身的經營過程、舉措、目的和目標以改進其經營基線并提升顧客感受。組織在滿足這些目的和目標的有效性如何?


ISO 9001:2015標準中,分條款9.3.2.c.5要求管理評審應考慮對與質量管理有關的結果進行監視和測量,并評價其有效性。結果未能滿足可能是由于不充分的資源、內部和外部事項、或缺乏基于風險的思維。是否對結果未滿足要求的原因進行了分析?通過各種結果不滿足要求的事例看是否有系統性原因或共同的問題存在?


與戰略方向保持一致

由于市場轉變及為了提升對顧客的貢獻,組織有時也會改變其戰略。


例如, 一個組織可能會提供在線服務、外包服務或與合資企業合作共同制造產品。所有這些情況都要求質量管理體系與其保持協調一致。


提供在線服務要求開發一個網站,提供現場支持并管理網站內容。這樣就要求雇用一個軟件開發團隊并培訓虛擬支持人員以處理在線服務的需求以及顧客反饋。應使文件化信息快速上線,使人們在任何地方都能獲取,記錄和交易信息可要求云存儲。


如果服務是外包的, 則必須要有控制以確保服務的質量和連續性。一個制造業合資企業就會帶來在不同的質量管理體系過程和控制方面的潛在挑戰,因此要求在合資伙伴中質量管理體系的協調一致才能進行有效經營。


如果管理評審會議處理了上述有關ISO9001:2015標準中涉及管理評審要求的內容又會怎么樣呢?與高層管理者當面交流是否會更有價值?相對于只是用提交大量圖形、表格和幻燈來涵蓋表面上的要求,這肯定是一種更新穎的方法。


揭開誤區

對如何進行管理評審會議存在著許多不同的誤解,如:

  • 必須有一個年度管理評審;

  • 管理評審應該在一次會議中覆蓋所有要求;

  • 所有高層管理者都應出席年度會議;

  • 管理評審應該遵循ISO標準要求的順序(例如子條款9.3.2從a到f)。


這些想法隨時間而越來越成型——可能是為了審核更容易——而沒有想到管理評審是為了幫助改進經營。在一個典型的組織中, 應當對管理評審的結果進行定期評審, 如每周、每月、每季或每年( 見下表)。把對績效結果進行評審作為一種經營活動,無論組織是否是要通過ISO 9001標準的認證。對大型組織,所有高層管理者一同出席這些會議是不太可能的。但適當時應讓他們獲取評審信息以供評論和決策。


在我們組織中,我們做的重要改變之一就是摒棄了在管理評審中按ISO9001標準逐條要求進行陳述的安排。取而代之的是重新安排與其他管理陳述日程一致的內容。我們的高層管理者很熟悉這種方式,這樣能幫助他們與內容的更好契合。


我們沒有說: “ 現在我們陳述ISO 9001:2015標準中條款9.3.2.a。”我們采用適當的說明,如各經營部分的亮點和不足、遇到的挑戰、改進措施和后續的步驟。這樣保持了關于我們組織的對話,但沒有直接給出是否滿足ISO 9001標準要求的印象。


為幫助內部和外部審核員, 我們在陳述的頂部右上角交叉引用了ISO 9001:2015標準的要求。我們管理評審的主要想法是要幫助高層領導者理解我們的陳述內容,因而他們能夠結合其中并提供出能增值的反饋。這就不僅僅是為了對ISO 9001標準的符合性。


質量專業人員必須在如何實施質量管理體系上有所創新并給自己的組織帶來價值。每個組織都是不同的,每個組織的價值觀、文化和信仰都不同。拋棄過去在質量管理體系實施過程中僵硬和慣用的方法。質量管理體系的存在是為了幫助組織,而不是相反。我們不能曲解ISO 9001要求的意圖,在將質量管理體系整合到現有過程時應該更加靈活和開放以實現組織的目標。


中潤興認證有限公司是經國家認證認可監督管理委員會批準的、中國認證機構國家認可委員會評審認可的、按國際標準準則從事管理體系認證的具有第三方公正地位的認證機構,可進行ISO9001質量管理體系、ISO14000環境管理體系、GB/T28001/ISO45001?職業健康安全管理體系、ISO13485醫療器械質量管理體系、ISO27000信息安全技術服務管理體系認證。公司獲準了30個經濟大類的審核權,基本涵蓋了一產、二產和三產中涉及的常見行業、具備了對金屬加工、機械電子、紡織服裝、化工塑料、建筑工程、商業服務、農業種植、教育電訊、賓館飯店、行政機關等各類組織的審核能力。???經國家認證認可監督管理委員會批準成立中潤興青島分公司,分公司憑借雄厚的人力資源,專業的技術背景,能夠誠信、高效的為社會各界提供高質量的增值認證服務。公司擁有強大的專業審核隊伍,他們是來自企業的高級技術和質量管理人才及各個行業的精英,有豐富的技術和管理經驗又具備熟練的審核技能。公司高效率的工作作風和高水平的審核質量受到已獲證企業的普遍好評。 公司嚴格按照國際標準化組織ISO/IEC導則62和中國認證機構國家認可委員會的認可準則及認可規范,遵守“誠信、科學、公正、高效”的質量方針,真誠熱忱、優質高效地為社會各認證的組織服務。歡迎來電咨詢!

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